+32 2 367 30 00

 

Home > Privacyverklaring

Privacyverklaring

We verzoeken je deze privacyverklaring (‘Privacy Notice’) zorgvuldig te lezen. Daarin leggen we je uit waarom en hoe we gegevens die jou aangaan, verzamelen, hoe we ze beschermen en hoelang we ze bewaren. We bewaren je gegevens zo veilig en betrouwbaar als redelijkerwijs mogelijk is en beschermen ze tegen verlies en verspreiding of ongeoorloofde toegang. We verwerken je persoonlijke gegevens met volledige inachtneming van de toepasselijke wettelijke bepalingen inzake de bescherming van gegevens: enerzijds, de Belgische privacywet ter bescherming van persoonsgegevens, en anderzijds de Algemene verordening gegevensbescherming nr. 2016/679 van 27 april 2016 (AVG).

Deze Privacyverklaring (‘Privacy Notice’) is opgesteld in de vorm van vragen en antwoorden.

1 Wie zal mijn persoonlijke gegevens verwerken?

De ‘verwerkingsverantwoordelijken’ van je persoonlijke gegevens is de volgende juridische entiteit:

Xperthis NV
Aarlenstraat 53
B-1040 Brussel
Ondernemingsnummer: 0419.920.423

2 Met welk doel, en op welke rechtsgrond worden mijn persoonlijke gegevens verwerkt?

Je persoonlijke gegevens worden verwerkt om je kandidatuur voor een functie in onze ondernemingen te kunnen registeren. Als deze kandidatuur leidt tot de opstart van onze selectieprocedure, dan stellen we jouw profiel op. Dat betekent dat de verwerkingsverantwoordelijke alle nodige gegevens zal verwerken die wij nodig hebben om je kandidatuur te kunnen evalueren met het oog op een potentiële aanwerving.

De verwerking van je persoonlijke gegevens is dus noodzakelijk om stappen te kunnen nemen vóór de afsluiting van een arbeidsovereenkomst. Dat is in het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke, nl. het belang om jou te kunnen evalueren voordat we beslissen je een job aan te bieden.

Bij een positieve evaluatie en de beslissing om je aan te nemen, gebruiken we je persoonlijke gegevens ook om een arbeidsovereenkomst op te stellen.

Als we beslissen je niet aan te nemen, bewaren we je persoonlijke gegevens gedurende een welbepaalde periode (zie punt 7). Zo kunnen we in de toekomst nog contact met je opnemen als er toekomstige opportuniteiten zijn die overeenkomen met je profiel. Dat is ook in het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke.

3 Welke categorieën van persoonlijke gegevens worden verwerkt?

De persoonlijke gegevens omvatten alle informatie die jou aangaat en op basis waarvan je geïdentificeerd kan worden.

Anonieme gegevens, waarmee je niet geïdentificeerd kan worden, worden niet als persoonlijke gegevens beschouwd.

Om de hierboven vermelde doelstellingen te bereiken, omvat de verwerking van persoonlijke gegevens het volgende:

  • standaardgegevens over je identiteit (aanspreektitel, naam, voorna(a)m(en), adres ...); 
  • persoonlijke gegevens (geboortedatum en -plaats, nationaliteit, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, hobby's en interesses ...); 
  • je foto als je die aan je cv toevoegde; 
  • lidmaatschappen; 
  • informatie over je professionele ervaring (profiel, gegevens over je vorige werkgevers, reden van je vertrek bij vorige werkgevers en reeds verricht werk, speciale projecten ...), inclusief de controles van referenties als je er in je cv had opgenomen (dat betekent dat je ons toestemming gaf om contact op te nemen met die referenties); 
  • informatie over je opleiding (diploma's, certificaten, stages, specifieke opleidingen ...); 
  • taalvaardigheden; 
  • het feit dat je werkvergunning en/of een verblijfsvergunning in de Europese Unie hebt (indien van toepassing); 
  • eventuele andere persoonlijke informatie over de uitoefening van een functie die je ons bezorgde in het kader van je kandidatuur; 
  • de digitale evaluatie via internet (activiteit op sociale netwerken), voor zover die activiteit zichtbaar is voor ons; 
  • alle andere persoonlijke gegevens (anders dan die hierboven beschreven) die op grond van de wet verwerkt moeten worden.

Het kan ook zijn dat we referenties en bijkomende informatie vragen om de achtergrondchecks uit te voeren die nodig zijn voor de aanwerving van kritische profielen in onze onderneming.

Je bent niet verplicht om deze gegevens aan ons door te geven. Als je dat echter niet doet, kan dat je aanwervingskansen negatief beïnvloeden.

4 Wie zal toegang hebben tot mijn persoonlijke gegevens?

Intern gebruik

De dienst Human Resources, je toekomstige hiërarchische verantwoordelijke(n) of elke relevante derde partij hebben op basis van een strikt 'need-to-know'-principe toegang tot je persoonlijke gegevens om de hierboven genoemde doelstellingen te kunnen verwezenlijken. Het administratieve personeel dat voor de goede werking en ondersteuning van de aanwervingstools zorgt, kan ook toegang hebben tot die gegevens in het kader van de functies die in onze onderneming toegewezen zijn. Ons personeel is onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

Extern gebruik

Je gegevens kunnen doorgegeven worden aan derden, zoals hieronder beschreven: 

  • aan de dienstverleners en service providers onder contract met de verwerkingsverantwoordelijke of elke andere derde partij die relevant is voor de aanwervingsprocedure, zoals evaluatiecentra ('assessment centers') die bijkomende evaluaties uitvoeren voor bepaalde vaardigheden die noodzakelijk zijn voor de functie waarvoor je je kandidaat stelde, en leveranciers van aanwervingstools om je gegevens gedurende de bewaartermijn te structureren en te bewaren enz. 
  • aan de filialen, dochterondernemingen, klanten, partners van de verwerkingsverantwoordelijke of elke andere relevante derde partij die betrokken is bij de aanwervingsprocedure die jou aanbelangt.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de dienstverleners of bovenstaande ondernemingen, en de gespecialiseerde dienstverleners die ze selecteerden, moeten de vertrouwelijke aard van die gegevens respecteren, en mogen die gegevens enkel gebruiken overeenkomstig de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

5 Gebruiken jullie een geautomatiseerd besluitvormingsproces?

Geautomatiseerde beslissingen worden gedefinieerd als beslissingen over individuen die enkel genomen worden op basis van een geautomatiseerde verwerking van gegevens, en waaraan rechtsgevolgen verbonden zijn, of die een significante invloed hebben op de betrokken personen.

Ons principe is dat we geen geautomatiseerde beslissingen nemen zoals hierboven beschreven. Om te beslissen of we je al dan niet aannemen, baseren we ons niet alleen op een geautomatiseerde gegevensverwerking.

6 Hoe lang worden mijn persoonlijke gegevens bewaard?

We bewaren je persoonlijke gegevens enkel zolang dat nodig is voor het realiseren van de bovenstaande doelstellingen. Als de kandidatuur niet leidt tot een werkrelatie bewaren we je persoonlijke gegevens gedurende een maximale periode van 5 (vijf) jaar na het einde van de sollicitatieprocedure, voor de doeleinden hierboven onder punt 2 beschreven.

7 Wat zijn mijn rechten ten aanzien van de verwerking van mijn persoonlijke gegevens door jullie, en bij wie kan ik terecht?

Je kan op elk moment contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke als je ondersteuning nodig hebt bij het stellen van je kandidatuur of bij het beheren van je persoonlijke gegevens. Bovendien heb je het recht om op elk moment contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke met de volgende verzoeken: 

  • Toegang, rechtzetting of verwijdering van je persoonlijke gegevens; 
  • Beperking of betwisting van de verwerking en overdracht van je persoonlijke gegevens; 
  • Intrekking van je toestemming voor de toestemmingsgebaseerde verwerking of overdracht van je persoonlijke gegevens (dat heeft echter geen invloed op de wettigheid van de eerdere verwerkingsactiviteiten); 
  • Ontvangst van je gegevens om ze aan een andere verantwoordelijke over te dragen ('recht van overdraagbaarheid'); 
  • Indiening van een klacht bij de toezichthoudende autoriteit, als je vindt dat de verwerkingsverantwoordelijke niet handelde overeenkomstig de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Je contactpersoon bij de verwerkingsverantwoordelijke voor alle bijkomende informatie over deze rechten is de afgevaardigde voor de bescherming van gegevens die je op het volgende adres kan bereiken:

Xperthis NV
T.a.v. Data Protection Officer
Aarlenstraat 53
B-1040 Brussel
t. +32 (0)2 367 34 65
e. dpo@xperthis.be

We behandelen uw aanvraag binnen 30 kalenderdagen. Als uw aanvraag complex is of onze diensten tal van aanvragen moeten behandelen, dan behouden wij ons het recht voor om deze termijn te verlengen.

8 Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring ('Privacy Notice') op elk moment te wijzigen, conform de beperkingen opgelegd door de geldende regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming.

9 Bevestiging

Door mijn kandidatuur in te dienen, bevestig ik deze privacyverklaring ('Privacy Notice') gelezen en begrepen te hebben en stem ik in met haar inhoud.